View Sidebar
Hur stora företag handskas med arbetsorder

Hur stora företag handskas med arbetsorder

12/01/2020 14:38Comments are Disabled

Det finns en direkt koppling mellan hur effektivt ett företag är och hur pass framgångsrikt det blir. Inte så att du bara ska tänka på produktionen och hur mycket du kan få ut av de anställda. Andra faktorer är också viktiga, som psykisk och fysisk hälsa. Men genom att ge dina medarbetare allt de behöver för att kunna jobba ifred så skapar du en god arbetsplats både för dem och ditt företag. 

Ett företag är uppbyggt runt rutiner och system. Det handlar hela tiden om en balans. De anställda ger av sin tid och expertis medan företaget betalar löner och tillhandahåller de rätta verktygen. Allting måste löna sig, för båda sidor. Därför är det inte så konstigt att just rutiner, system och hur du tillämpar dem, är en stor fråga för många företag. Hur de sköter sin administration, arbetsorder och andra dagliga situationer kan vara avgörande. 

Nyckeln är kommunikation

Bland de viktiga komponenterna för en väl fungerande avdelning eller verksamhet är kommunikation. Det måste komma fram vad som ska göras, när det ska vara klart och vem som är ansvarig. Plus alla de andra små detaljerna som inte får överses. Här brukar det finnas utrymme för förbättring på de flesta företag. Ett problem kan vara att samma information måste läggas in eller repeteras flera gånger. Med ett bra system så slipper du det. Allt det nödvändiga ligger inne så du bara kan fylla på med resten. Läs mer på https://nordsys.se/funktioner/ata/.

Vissa saker förändras nämligen inte, som personuppgifter eller liknanden data. Om systemet är väl sammankopplat kan du därför hoppa över flera steg och gå direkt till arbetsordern eller den information du vill förmedla. En annan fördel med integrerade system är att olika personer kan se samma data. Du måste inte finnas på plats för att göra allting, utan alla som har tillgång kan delta i projektet. När det sedan är klart går det direkt vidare till lönehantering och fakturering. 

Effektiva och produktiva lösningar

En liten firma har inte så stora problem med arbetsorder och kommunikation. De skriver en lapp eller skickar ett sms, för de anställda är få och uppdragen inte så stora. Även om de också skulle kunna spara tid och bli mer produktiva med ett effektivare system. Det finns bra lösningar för mindre verksamheter. 

För större företag är det dock inte ens aktuellt med liknande metoder. På vissa arbetsplatser går produktionen dygnet runt. Det är ständigt något som ska göras och stora maskiner som verkar. Då är det extra viktigt att arbetsordern är klar och tydlig, samt når fram till rätt person eller avdelning. Ny Teknik berättar om olika lösningar för arbetsordersystem som raffinaderierna använder. 

På sina håll har företagen headhuntat personer som kan organisera deras verksamhet. De är väl medvetna om att med ett bra system, både mjukvaran och andra rutiner, är grundläggande för att gå framåt. Det lönar sig att lägga ner lite extra resurser på att få ordning på verksamheten. 

Ett pågående samarbete

Nu är det inte allt som kan förutses vid ett projekts början. Vissa saker kommer upp under arbetets gång, och då kanske arbetsordern måste justeras. Det är ganska vanligt att alla faktorer inte är uppradade så att du kan bocka av dem en efter en. Ändringar och tillägg är mycket vanliga i byggbranschen, det är helt enkelt ett sätt att arbeta på. 

Samtidigt så är det en ständig källa till tvister och problem. Den som väljer entreprenör ser ofta på flera offerter och jämför dem. Vanligtvis så väljer du en som har någorlunda rimliga priser, och där det mesta du vill ha är inkluderat. Men om ÄTA tillämpas så kan slutfakturan bli mycket dyrare än alla de andra alternativen. Därför rekommenderas det starkt att använda ett specialavtal så att alla parter är skyddade. Bland annat så spelar det roll vem som har ansvar för att informera sig om vissa situationer. ÄTA hantering i entreprenad är en intressant fråga. 

Även om det ofta uppstår skiljaktigheter så kan ÄTA vara en viktig del av avtalet. För även om du är erfaren inom yrket så kan det vara svårt att förutse allt som kommer upp. Mycket ligger ju gömt under golv och väggar, det är inte alltid du kan se vad som finns bakom. Att justera en arbetsorder kan vara enda sättet att kunna gå vidare. 

Bra rutiner som lönar sig

Många företag jobbar med arbetsorder där någon tar emot en beställning och arbetet utförs av någon annan. Ju större företaget är desto fler tillfällen till kommunikation. Vikten av att ha bra rutiner kan inte nog understrykas. Första steget är naturligtvis att tillämpa ett effektivt system. Det ska inte vara allt för lätt att tappa bort information mellan de två parterna. Allt för många led kan dels leda till förlorad information men även ett slöseri med tid. 

Att vara effektiv är inte frivilligt, utan en stor del av framgångar. Plus att det ofta är någon som kommer i kläm när det hela inte fungerar. Tänk bara på något så vanligt som ett hyreshus. När varmvattnet försvinner ringer du upp kontoret för att det ska åtgärdas. Eller om getingarna byggt bo på din balkong och sommarens fika utomhus är hotad. Då gäller det att rutinerna fungerar för annars blir hyresgästerna lidande. 

Tjäna pengar på att ha bra system

När det handlar om uppdrag eller projekt så vill du bli klar så fort som möjligt för att skicka en faktura. Om arbetet inte är utfört på rätt sätt eller färdigt i tid så kanske kunden vägrar att betala. Kommunikationen mellan de som tar emot ordern och hantverkarna eller medarbetarna är därför mycket viktigt. 

Ofta så är fakturan specificerad, och antalet timmar som använts på varje delprojekt ska anges. Med ett bra system kan personen som utför jobbet skriva in sina timmar direkt, och du behöver inte upprepa det flera gånger. När ordern sedan kommer till ekonomiavdelningen kan de skicka iväg en faktura som är så specifik som kunden önskar. Utan att tid har gått till spillo över administrativa detaljer. 

Hela tiden så kommer du tillbaka till behovet av att vara effektiv. Information ska inte tappas bort och arbetsordern ska komma fram så fort som möjligt. Detaljer som används mer än en gång ska inte behöva upprepas utan ligga inne i systemet. Uppgifterna ska också kunna brukas av flera olika personer eller avdelningar, det vill säga alla som är involverade i processen. 

Stora företag satsar på sina arbetsorder

Under riktigt gynnsamma förhållanden skulle du ha ett enda system för det hela. Om produktionen är kopplad till arbetsordern så kan du direkt sätta igång med uppgifterna. För att sedan skicka det vidare till uppföljning av olika slag. Det handlar ju inte bara om tjänster som ska utföras, utan även produkter som ska skickas ut. Fakturering och lönehantering följer i dess fotspår. 

Det kostar pengar och tar tid att komma igång med ett bra system. Men när du väl är inne i det så kan du spara otaliga timmar och kronor. Hela principen med att driva ett företag handlar om att väga för-och nackdelar mot varandra. Att vara medveten om när du ska satsa och när du bör vara försiktig. Helt klart lönar det sig att satsa på ett bra system för arbetsorder och andra rutiner som verksamheten möter på en daglig basis. 

Comments are closed