View Sidebar
Alla yrken behöver en effektiv schemaläggning

Alla yrken behöver en effektiv schemaläggning

01/01/2020 13:00Comments are Disabled

Ordet schema får dig att tänka på skolgången. Varje dag var inrutad och du visste precis var du skulle vara vid vilken tidpunkt. Men schema är något som flera arbetsplatser utnyttjar för att det ska fungera. Speciellt när det handlar om skiftarbete eller där ett antal medarbetare jobbar deltid. För att det alltid ska vara personal på plats måste du ha ett realistiskt och väl fungerande schema. 

Med ett bra schema vet du exakt när du ska jobba. Precis som i skolan så säger det dig när du ska vara på plats och var. Men själva schemaläggningen är ofta en huvudvärk för den som är ansvarig. Dels ska du ha kvalificerad personal till hands. Samtidigt så har alla sina egna önskemål och det är inte alltid så lätt att pussla ihop ett bra schema. 

Hur du skapar ett fungerande schema

För att vara riktigt effektiv ska du inte behöva sitta flera timmar bara för att få ihop ett schema. Tyvärr är detta dock en verklighet för många som jobbar med administration. Men det finns hjälp att få. Genom att investera i ett väl anpassat system kan du hoppa över det värsta med schemaläggningen. Du lägger in vissa uppgifter endast en gång och kan sedan använda dem återigen. Det gör dig mer effektiv och drar ner på den tid du spenderar på schemat. 

Sedan kan schemat kopplas samman med den tid som de anställda faktiskt arbetar. Tidrapporteringen jämförs med schemat och om det är några skillnader så kan du ta upp det med medarbetarna. Det gör det enklare att ha kontroll över vad som händer på arbetsplatsen, och minskar risken för fusk eller missförstånd. Att vara effektiv är ett måste för verksamheter som vill ha framgång. Läs mer om systemet här. 

Vikten av att planera arbetet

På flera arbetsplatser måste personal finnas till hands hela dygnet runt eller i alla fall mer än bara åtta timmar. Förskolorna är ett bra exempel på flexibla arbetstider. En del föräldrar lämnar sina barn redan vid sju-tiden på morgonen, eftersom de måste hinna till jobbet. Andra kan inte komma ifrån för att hämta dem före klockan 17. Men samma person kan inte vara där hela dagen så du måste planera in olika tider för personalen. När det är som mest att göra så överlappar de varandra, så att det finns tillräckligt med lärare och assistenter för antalet barn. Men när det är färre barn kan det räcka med en eller två. 

Vården är ett annat yrke där du måste vara noga med schemat. När det finns mycket att göra på avdelningen behöver du extra personal. Samtidigt måste deras utbildning tas med i beräkningen. Vid vissa tider måste du ha mer än en sjuksköterska medan det räcker med sjukvårdare för andra uppgifter. Med andra ord är det många faktorer som påverkar schemaläggningen. Inte så konstigt att ett bra system kan göra så stor skillnad. Även förvaltningar måste se över sin schemaläggning

När ingen vill jobba 

Ibland är det svårt att få ihop ett effektivt schema, oberoende av vilka hjälpmedel du har. Under semestertider vill de flesta vara lediga. Speciellt de som har barn vill kunna vara tillsammans med dem under jullov och sommarlov. Men såvida företaget inte stänger under industrisemester eller högtidsveckor så måste någon offra sig och jobba. Läkarnas schemaläggning kan vara en knivig fråga. 

På sina håll erbjuds de anställda en bonus om de inte tar ut sin sommarsemester när alla andra vill vara lediga. Men ersättningen måste vanligtvis vara ganska rejäl för att det ska löna sig. På andra arbetsplatser drar man lott om vem som ska få ledigt, vanligtvis efter alla haft en chans att erbjuda sig frivilligt. Det är inte så lätt med lagstadgade högtider, som jul och midsommar. Du kan inte förändra dagen de infaller på, utan det är bara att anpassa sig efter jobbet. Har du någon som vill jobba under de röda dagarna eller på obekväma arbetstider har du tur. Det finns ju de som inte firar jul eller andra fester, utan som hellre jobbar och får extra betalt. 

Större förtjänst med effektiv personalhantering 

En verksamhet spenderar ganska mycket tid och resurser på att ta hand om sin personal. Det vill säga allt som har att göra med deras anställning. Till att börja med måste du ofta göra ett schema för vem som ska jobba när. Det ska ta hänsyn till personliga situationer som föräldraledighet eller deltidsarbete. Gärna också vad folk föredrar, i den mån det är möjligt. Det kan vara lättare för en person att öppna på morgonen, så att andra kan ta sina barn till skolan först. Eller så kanske någon tycker om att jobba lite senare, eller vice versa. 

Schemat är bara första steget. Sedan ska personalen rapportera sin tid och den ska jämföras med schemat, för att se om de har jobbat precis de timmar som det var tänkt. Allt samman ska vidare till ekonomiavdelningen för att beräkna lönerna, som därefter betalas ut. Hela processen måste fungera för att verksamheten ska ha en chans att lyckas. Personalen är viktig, och det är många steg som ska tas för att allt ska flyta på smidigt. 

Vikten av god personalhantering

Det kan vara väldigt frustrerande när det praktiska inte fungerar på arbetsplatsen. Schemaläggning kan låta som en enkel sak men är en viktig del av effektiv personalhantering. Med ett bra system har du större chans att få det rätt med en gång. Plus att du slipper använda dyrbar tid till att fylla i samma uppgifter flera gånger. Du kan kopiera en vecka om samma schema ska användas igen, och så vidare. 

Genom att behandla medarbetarna väl kommer de att vara mer produktiva. Ingen behöver sitta och slita med att få ihop ett schema eller vänta på att det ska bli klart. Istället är allting färdigt och all information kan föras in direkt i systemet. Sedan skickar du det bara vidare till lönehantering som också blir mer korrekt och effektiv. Personalen är en av dina viktigaste resurser och du tjänar på att lägga saker till rätta. 

Comments are closed